Arrêtez de recopier vos consignes : créez votre assistant IA en 20 minutes

Si vous utilisez une IA au travail, vous recopiez probablement les mêmes consignes chaque jour : le rôle, le ton, le format, les règles, parfois les mêmes documents. La plupart des grands assistants d'IA permettent pourtant de créer, sans une ligne de code, un assistant personnalisé qui garde tout cela en mémoire. Selon l'outil, on parle de GPT personnalisé, de projet, de Gem ou d'agent.

Le gain

Économiser trois minutes de contexte sur dix utilisations par jour, c'est une demi-heure quotidienne, soit plus de cent heures par an. Et quand toute une équipe utilise le même assistant, le ton et la qualité des réponses deviennent homogènes.

Les 7 blocs d'instructions

Des instructions efficaces contiennent : un rôle, une mission (et ce qui est exclu), un public, une méthode (poser une question si l'information manque), un format, des règles et interdits, et des sources.

Le dernier bloc est le plus important : écrivez toujours ce que l'assistant doit répondre quand l'information n'est pas dans ses documents, par exemple « Je ne trouve pas cette information dans mes documents de référence ». Sans cette phrase, il complète, et il invente.

Un assistant offert : le secrétaire de réunion

Tu transformes des notes de réunion (D = décision, A = action, Q = question) en compte rendu : en-tête, décisions, tableau des actions (quoi, qui, pour quand), points en suspens. 250 mots au plus. Si une information manque, écris « à préciser ». Tu n'inventes rien.

Tester avant de partager

Dix demandes suffisent : quatre normales, deux floues, deux hors sujet, et surtout deux pièges dont la réponse n'est pas dans les documents. Dans l'exemple du guide, un assistant d'accueil client inventait une politique de remboursement sur les demandes pièges ; une seule phrase ajoutée aux instructions a réglé le problème.

Attention à ce que vous chargez

Les documents placés dans un assistant sont transmis à l'outil, et un assistant partagé peut parfois laisser voir ses instructions. La CNIL recommande de ne pas fournir de données personnelles aux outils d'IA générative, et l'ANSSI de ne pas confier de données sensibles à un service non maîtrisé. Ne chargez que des documents publics ou validés, dans l'outil autorisé par votre entreprise.

Sources : CNIL (2024) ; ANSSI, recommandations de sécurité pour un système d'IA générative ; BCG, « IA au travail » 2026.