Le mail qu'on repousse depuis deux jours : comment l'écrire en 3 minutes avec une IA

Relancer un client qui ne paie pas. Refuser une mission à son manager. Répondre à une réclamation injuste. Tout le monde a dans sa boîte un mail qu'il repousse. Une IA générative peut l'écrire pour vous, mais à une condition : lui dire ce qu'un collègue aurait besoin de savoir.

Pourquoi « écris un mail de relance » ne marche pas

Sans contexte, l'IA produit un texte moyen : trop long, trop poli, sans demande claire. Elle ne connaît ni l'enjeu (une facture de 2 400 € en retard de 45 jours), ni la relation (un client fidèle depuis 3 ans), ni ce que vous voulez obtenir (une date de paiement avant vendredi). Elle comble donc avec des formules creuses.

Les cinq informations qui changent tout

1. L'enjeu : ce qui est en jeu, chiffré si possible.
2. La relation : qui est l'autre, et comment vous vous parlez d'habitude.
3. L'objectif : ce que le mail doit obtenir, en une phrase.
4. La longueur : 60 à 100 mots suffisent presque toujours.
5. Le ton : « ferme sur la demande, courtois dans la forme », par exemple.

Ajoutez à la fin : « Donne 2 versions de longueurs différentes. » Dans la grande majorité des cas, la plus courte est la meilleure.

Un script offert

Rédige un premier rappel pour une facture de [montant arrondi] émise le [date], échue depuis [nombre] jours. Client : [relation]. Ton : cordial, présume un oubli. Demande une date de règlement. 80 mots au plus. Donne 2 versions.

Attention à ce que vous collez

La CNIL recommande de ne pas fournir de données personnelles à un outil d'IA générative. Avant de coller un mail reçu, retirez les noms, signatures, numéros de téléphone, numéros de contrat et données bancaires. Vous les remettrez vous-même dans la version finale.

Trois réflexes qui évitent les ennuis

• Ne répondez pas à chaud : générez le brouillon, attendez une heure, relisez.
• Vérifiez chaque chiffre et chaque date : une IA peut les modifier sans prévenir.
• Supprimez les excuses automatiques (« désolé pour le dérangement ») : elles affaiblissent votre demande.

Sources : CNIL, recommandations sur l'IA générative (juillet 2024) ; BCG, « IA au travail » 2025.